Useimmissa yrityksissä mediatiedotteita lähetetään harvakseltaan. Yllättävän usein jopa ensimmäinen tiedote odottaa vielä kirjoittamista. Kun yhteydenpito mediaan ei ole arkinen tapa, kynnys tiedotteen kirjoittamiseen saattaa nousta korkeaksi. Tuntuu, ettei ole riittävän painavaa kerrottavaa tai epäillään omaa taitoa kirjoittaa julkaisukynnyksen ylittävä viesti.
Elokuu on hyvä hetki ryhtyä toimeen. Mediavirta soljuu vielä kesäisen rauhallisesti, joten toimittajan kiinnostus on helpompi herättää. Toisaalta, uutisille riittää taas lukijoita, kun useimmat ovat jo palanneet kesälomilta.
x
Mikä saa tiedotteen erottumaan ja toimittajan kirjoittamaan aiheesta jutun?
1. Kiinnostava otsikko
Hyvä otsikko on napakka, konkreettinen ja yllättävä. Se kertoo tiedotteen tärkeimmän asian. Otsikon ei tarvitse sisältää tiivistetysti koko tiedotetta. Se voi paljastaa siitä vain mielenkiintoisen yksityiskohdan, joka houkuttelee lukemaan lisää.
2. Lyhyt ingressi
Otsikon jälkeen kirjoitetaan lyhyt ingressi, johdantokappale, eli kärki. Mitä lyhyempi, sen parempi. Se kertoo tiedotteen viestin nopealla silmäyksellä. Eli, ketkä, mitä, missä, milloin ja miksi.
3. Uutisarvo
Tiedote käsittelee yleisesti kiinnostavaa uutta asiaa. Nosta uutinen reippaasti kärkeen ja jätä lisätiedot loppuun. Mieti, mikä kiinnostaa lukijaa tai mikä vaikuttaa mahdollisimman moneen ihmiseen tai yritykseen.
Muista, että sinulle tärkein tieto ei välttämättä ylitä uutiskynnystä. Jos epäilet, että ”tylsä” pääviesti ei yllä uutiseksi, etsi uutisarvoa esimerkiksi konkreettisesta yksityiskohdasta.
Hyvän tiedotteen voi julkaista uutisena sellaisenaan. Kun toimittaja pääsee helpolla, tiedotteesi julkaistaan todennäköisemmin ja saat varmemmin viestisi läpi haluamallasi tavalla.
4. Ajankohtaisuus
Tiedotteen asia on tapahtunut äskettäin, tapahtuu juuri nyt tai tulee tapahtumaan lähitulevaisuudessa. Jos prosessi on pitkäkestoinen, uutisoi tämän päivän tilanne.
5. Asiasisältö
Luovuus saa näkyä, mutta tiedotteen sävy on aina neutraali ja tyyli uutismainen. Pysy faktoissa. Piilomarkkinointi ja yritystä, tuotetta tai palvelua kehuvat ylisanat kannattaa suosiolla unohtaa, ellet halua tiedotteen toimituksessa päätyvän roskakoriin.
Kirjoita selkeästi. Vältä pitkiä sanoja. Avaa oman alasi ammattisanat ja lyhenteet arkikielelle. Pidä lauseet lyhyinä, jaa teksti kappaleisiin ja käytä väliotsikoita. Muuta faktat numeroiksi, jos se kiteyttää asian.
Karsi, karsi ja karsi. Tiedotteen pituus saa olla enintään yksi A4, mutta lyhempi on vielä parempi.
Tiedotteen kirjoittaja tulee sokeaksi omalle tekstilleen. Etsi kirjoitus- ja asiavirheitä tarkistuttamalla teksti työkaverilla. Oikolue teksti sen jälkeen vielä itse uudelleen.
6. Tekstiä elävöittävä kuva
Persoonallinen ja laadukas kuva tukee tiedotteen läpimenoa. Suosi vaakakuvia, jotka toimivat hyvin sekä printtimediassa että sähköisissä jakelukanavissa.
7. Yhteystiedot
Muista lisätä tiedotteeseen julkaisupäivänä tavoitettavissa oleva yhteyshenkilö, joka pystyy vastaamaan lisäkysymyksiin. Ilmoita nimen lisäksi henkilön titteli, sähköposti, puhelinnumero ja mahdollinen Twitter-tunnus.
Jos yrityksellä on puhelinkeskus, jaa tiedote myös sinne, jotta siellä ollaan ajan tasalla, kun toimittajat soittavat.
8. Yritysesittely
Tiedotteen loppuun on hyvä liittää lyhyt yritysesittely, josta selviää esimerkiksi organisaation taustatiedot, toimiala, liikevaihto henkilöstön määrä, tuotteet ja palvelut.
9. Oikein kohdennettu jakelu
Mieti mitkä mediat ja toimittajat ovat tärkeitä yrityksellesi ja viestillesi. Haluatko näkyvyyttä maakunta- tai paikallislehdessä vai etsitkö valtakunnallista mediajulkisuutta? Ehkä parasta olisi näkyä ammatti- tai erikoislehdessä?
Lähetä tiedote vain toimituksiin, jotka koet yrityksellesi tärkeiksi.
Seuraa yrityksellesi keskeisiä medioita, toimituksia ja toimittajia ja selvitä millaiset uutiset ylittävät niiden uutiskynnyksen. Tämän jälkeen voit muokata tiedotteesi tietyn median linjaan sopivaksi, mikä helpottaa sen läpimenoa.
10. Päivän muut uutiset
Siirrä tiedotteen lähettämistä, jos huomaat päivään osuvan merkittävän uutistapahtuman. Silloin tiedotteellasi on huonot mahdollisuudet mennä läpi. Samalla voit tarkkailla päivän uutisilmapiiriä ja arvioida onko se ympäristö, jossa haluat yrityksesi tulevan esille. Kiinnitä erityisesti huomiota oman alasi uutisvirtaan. Jonkin yksittäisen uutisen luettuasi haluat ehkä vielä muokata tiedotettasi.